Quels sont les enjeux de la dématérialisation pour les entreprises ?

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À l’ère de la technologie, les entreprises et les collectivités de France se tournent vers la dématérialisation. Il s’agit d’une solution électronique visant à réduire, voire anéantir l’utilisation des documents en papier. Mis à part le contexte écologique, la dématérialisation offre d’autres avantages ; lesquels ?

Pour un gain de temps

En dématérialisant le processus de traitement, validation et classement des factures, fiches de paie, contrats et autres documents administratifs, vous gagnez du temps. C’est un avantage de taille vu que le temps c’est de l’argent. En effet, cette solution innovante permet aux secteurs publics et privés d’automatiser certaines tâches. Cela dans l’optique de simplifier le travail en équipe et de réduire le niveau de main d’œuvre.

le temps c'est de l'argent

Par ailleurs, avec le système d’archivage numérique, la recherche d’un quelconque document n’a jamais été aussi facile. Et pour cause, vous pouvez organiser les données et les documents dans une base unique propre à votre méthode de travail. L’accès aux fichiers se fait en quelques clics grâce à un logiciel spécifique ou via des sociétés spécialisées comme Hexapage par exemple ou l’application cloud. Qui plus est, la base de données peut être partagée avec toute l’équipe de travail. De plus, la société permets de devenir membre du groupe tout en gardant une indépendance financière et entrepreunariale.

Pour un gain d’espace

Imaginez-vous l’espace libéré dans une bibliothèque en numérisant tous les ouvrages disponibles. Les piles de livres rangés sur chaque étagère prendront alors place dans un petit dispositif de la taille d’un Smartphone. Le bibliothécaire pourrait alors disposer de cette grande pièce anciennement encombrée comme il l’entend. Ce projet de désencombrement est aussi valable au sein des entreprises et collectivités territoriales.

En effet, substituer l’archivage physique à l’utilisation d’un système de stockage numérique. Ce dernier peut se faire via un disque dur ou en ligne avec une technologie connectée telle que le drive ou encore le cloud. Par rapport aux documents en papier, la dématérialisation permet de réduire l’archive de 80 % en raison des doublons. Outre, le transport des documents se fera en toute simplicité vu qu’ils ne prendront que très peu de place.

pile de documents en papier

Pour un gain financier

Sur le point de vue financier, la dématérialisation présente un avantage conséquent. Déjà, vous économiserez sur l’achat de rame de papier et d’encre pour imprimante, sans parler des chemises et enveloppes. Ensuite, vous pouvez éliminer de votre liste des courses certains matériels coûteux, à l’instar du scanner, de la photocopieuse et du mobilier sur lequel vous comptez les disposer.

Ajoutez à cela le coût du traitement des données et de leur archivage, sans compter l’énergie dépensée pour les gérer, conserver et sécuriser. Enfin, la documentation numérique élimine les frais liés aux affranchissements et envois multiples. Certes, le coût d’achat des outils de dématérialisation peut couper court l’envie de s’investir. Mais après réflexion, vous comprendrez vite que l’investissement sera amorti sur le long terme.

Pour terminer, la dématérialisation est aussi avantageuse sur le plan environnemental, au vu de la réduction de l’empreinte écologique des entreprises. En écartant la consommation des papiers au bureau, vous éviterez par la même occasion les déchets de papiers. Compte tenu de ces contextes, le projet de dématérialisation est un enjeu de taille auquel tout le monde participera.